YouTubeを社内利用できる？限定公開で共有する方法とその危険性を解説

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社内の情報共有や研修などを目的として、YouTubeを利用しようと考える企業担当者も多いのではないでしょうか。

しかしYouTubeは通常、一般消費者が利用するプラットフォームです。「会社に関する情報をYouTubeにアップロードして、セキュリティは大丈夫なのか」と気になる方も多いでしょう。

結論からお伝えすると、YouTubeでは動画を限定公開にして、ある程度のアクセス制限をかけることができます。しかしそれでもセキュリティが高いとは言い難く、情報漏洩のリスクがあるので注意が必要です。

この記事ではYouTubeで動画を限定公開する方法と、その危険性を解説します。また社内の機密情報を安全に動画共有する方法も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

YouTubeの動画にアクセス制限をかけて社内利用する方法

YouTubeでは、動画にパスワードを設定したり、会社のドメイン外ユーザーからのアクセス制限をかけたりすることはできません。

代わりに動画を「限定公開」に設定することで、不特定多数からのアクセスを制限できます。動画のURLを知っている社員のみがアクセスできる状態にすることで、ある程度のセキュリティを確保できます。

YouTubeで動画を限定公開して共有する方法

YouTubeで動画を限定公開にするには、動画をアップロードする際に簡単な設定を行います。

手順は以下の通りです。

1. 通常通り動画をアップロードする
2. 一通り設定をしていき、一番最後の「公開設定」の画面で「限定公開」を選択する
3. 動画の共有リンクをコピーし、社員に共有する

なお動画が既にアップロードされている場合は、後から公開設定を変更することも可能です。以下の手順を参考にしてください。

1. 動画を掲載したいチャンネルのホーム画面（YouTube Studio）にログインする
2. 左端に表示されるメニューから「コンテンツ」を選択する
3. 更新する動画を選択し、「公開設定」の下向き矢印をクリックする
4. 公開・非公開・限定公開のいずれかが選択できるので、限定公開を選択し、保存する
5. 動画の「オプション」から「共有可能なリンクを取得」を選択し、共有URLを社員に送る

YouTubeの「限定公開」のルールを正しく理解しておこう

限定公開に設定された動画は、動画のURLを知っているユーザーのみが表示・共有できる状態になります。URLさえ知っていれば、YouTubeのアカウントを持っていなくてもアクセスできますし、社外のユーザーでも動画を視聴できます。

なおYouTubeチャンネルのホームの「動画」タブに限定公開の動画が表示されることはなく、また検索しても見つかることはありません。

YouTubeの社内利用は危険性が高い！機密情報の共有にはおすすめしない

YouTubeは一般消費者が利用することを目的としたプラットフォームです。広く情報を発信することは得意ですが、クローズドな情報公開は不得意です。

そのため社内の機密情報を共有するのにYouTubeを使うことはおすすめしません。

ここからはその理由や、YouTubeを利用することのリスクを具体的に解説します。

1. URLが共有されただけで閲覧可能になってしまう
2. 限定公開されている動画を、社員が勝手に第三者に共有できてしまう
3. 投稿時の設定を間違えると公開されてしまう
4. 業務効率や研修効率を悪化させてしまう恐れがある

※なおYouTube以外の無料の動画プラットフォーム（例えばVimeoなど）においても同様です。広く情報を発信するという使用目的が似ているため、セキュリティ面に関しては、同じようなデメリットがあります。

おすすめしない理由1：URLが共有されただけで閲覧可能になってしまう

YouTubeの限定公開は前述の通り、URLが共有されるだけでだれでも動画が閲覧できるようになります。

パスワードが設定できないので、簡単に情報漏洩に繋がってしまう危険性があります。

例えば「限定公開リンク付きのメールを送信する際、相手を間違えてしまった」「誰でも閲覧できる資料に、うっかり限定公開のURLを載せてしまった」などで、流出してしまうケースが考えられるでしょう。

おすすめしない理由2：限定公開されている動画を、社員が勝手に第三者に共有できてしまう

YouTubeの限定公開動画は、管理者以外のユーザーが、第三者にURLを共有することができます。

以下の画像のように、限定公開マークがついている動画にも共有ボタンがあり、簡単にURLを取得して社内・社外を問わず、第三者に送ることができるのです。

おすすめしない理由3：投稿時の設定を間違えると公開されてしまう

投稿時に設定を誤ると、一般に公開されてしまうリスクもあります。

社内の機密事項が漏れてしまうことのリスクははかり知れません。

一度インターネット上で一般に公開されてしまった情報は、完全に削除することは不可能であると言われています。

悪意のある第三者が、公開された動画を何らかの方法で勝手にダウンロードしたり、画面キャプチャをとったりして、別のSNSなどに再投稿するようなこともあり得ます。

おすすめしない理由4：業務効率や研修効率を悪化させてしまう恐れがある

セキュリティとは直接関係ありませんが、YouTubeを社内利用することで、業務効率の悪化を招いてしまうことがあります。

例えばYouTubeでは、動画の開始時に広告が表示されることがあります(2021年より、YouTubeパートナープログラムに参加していなくても、自動的に広告が表示されるようになりました)。動画を再生するたびに広告が流れるのは非効率でしょう。

またYouTubeでは関連動画に「その人が興味ある動画」が表示される仕組みになっているので、それが原因で集中力が削がれてしまうこともあります。例えば「情報共有や研修のためにYouTubeを開いたのに、気づいたら関連動画が気になってつい再生してしまった」というケースが考えられます。

このようにYouTubeの社内利用には、セキュリティ面以外にもデメリットがあることを理解しておかなければいけません。

YouTubeを社内利用するなら、万が一流出しても大丈夫な動画のみ

YouTubeを社内で使用する場合には、万が一社外の方に見られても差支えのない動画のみに限定するのがよいでしょう。

例えば、法律の改正があった場合に、その改正内容を社内に知らせたり、解説したりするような内容が挙げられます。法律のことであれば、社内・社外を問わず一般的な内容となるので、もし流出してしまったとしても、大きな被害が生じるようなことは考えられません。

反対に「社内の秘密情報」を取り扱うときは、YouTubeの利用は避けたほうが安心です。

営業戦略・社内で蓄積されたノウハウ・社内会議の内容などは、流出した際の被害が大きくなると考えられます。

社内の機密情報を動画で共有する方法！自社専用の動画配信プラットフォームを利用しよう

もし社内の機密情報の共有や、独自ノウハウの研修などに動画を活用したい場合は、企業向けのクローズドな動画配信プラットフォームを利用するのがおすすめです。

企業用のクローズドなプラットフォームでは、以下のようなことができます。

• 動画の視聴ユーザー（社員）にIDとパスワードを付与する
• 動画をダウンロードできないようにする
• 特定の社員やキーパーソンのみにアクセス権限を与える

そのため外部への流出を心配せず、安全に動画を管理し、使いまわすことができます。

システムによっては、動画を社外に向けて配信することも可能です。「提携関係にある企業に向けて機密情報を共有したい」といった目的で、動画配信プラットフォームを導入する企業もあります。

また企業用の動画配信プラットフォームは「企業の課題解決」を目的にしているため、セキュリティ以外にも様々な機能が搭載されています。例えばYouTubeではできなかった視聴ログの分析やアンケートの設置・Web会議ツールとの連携などが行える製品が多くあります。

■関連記事：
・動画配信プラットフォームとは？おすすめ13選を比較！目的別の選び方も解説
・企業向けの動画配信方法！必要なシステムや動画作成の方法も解説

社員研修や情報共有が目的なら、CLEVAS（クレヴァス）がおすすめ

CLEVAS（クレヴァス）は学習や研修に特化した動画配信プラットフォームです。

以下のような、動画での学習体制構築に必要な機能が全て備わっています。

• クローズドな環境で、安全に動画を配信できるセキュリティ機能
• 自社専用の動画教材を作成・編集できる機能
• 動画をストリーミング配信し、受講者に最適な形で視聴できる機能
• 受講者の管理や分析が行える機能
• ZoomやLMS（学習管理システム）等との連携機能

例えばPC画面を丸ごと録画/録音できる独自機能「デスクトップレコーダー（オプション）」を使えば、研修動画やノウハウの共有動画を作成し、不要部分のカットや見出し付けなどを行った上で、配信することができます。

上記画像のように、コメント欄で双方向のコミュニケーションを行うことも可能です。

CLEVASは特に「情報共有が盛んに行われる大規模の企業」「セキュリティに厳しい金融・保険・製造関連の企業」などでよく利用されています。

まとめ

YouTubeは動画を限定公開することによって、ある程度のセキュリティを確保できます。しかしパスワードを付けることが出来ず、URLが流出するだけで簡単に情報漏洩に繋がってしまうというデメリットがあります。

そのためYouTubeの社内利用は、あくまで公開しても大丈夫な情報を共有する程度にとどめるのがおすすめです。もし機密情報を共有したり、社内の独自ノウハウを配信したりしたい場合は、企業向けの動画配信プラットフォームを利用するのがおすすめです。